Кадровый учет и расчет заработной платы — одни из самых сложных и ответственных участков бухгалтерии. Ошибки здесь приводят к:
-
Недовольству сотрудников и трудовым спорам
-
Штрафам от трудовой инспекции (до 100 000 рублей)
-
Доначислению страховых взносов и НДФЛ
-
Пеням и блокировкам счетов
-
Уголовной ответственности за невыплату зарплаты
С 2023 года произошло объединение ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР), что изменило порядок сдачи отчетности . С 2026 года действуют новые ставки налогов и новые формы отчетности .
Компания «Ваш Бухгалтер» более 20 лет ведет кадровый учет и рассчитывает заработную плату для предприятий из сфер строительства, производства и проектирования. Мы работаем с компаниями любого масштаба — от малого бизнеса до организаций со штатом свыше 4000 сотрудников. Нам доверяют сложные участки, включая вахтовый метод работы, северные надбавки, иностранных работников и внешнеэкономическую деятельность с Белоруссией.
Что мы делаем:
-
Полное кадровое делопроизводство (прием, увольнение, отпуска, больничные)
-
Расчет заработной платы, налогов и взносов
-
Подготовка и сдача всей отчетности (в ФНС, СФР, Росстат)
-
Консультирование по сложным вопросам
-
Представление интересов при проверках
Что изменилось в кадровом учете и расчете зарплаты в 2026 году
1. Ставки налогов и взносов в 2026 году
| Налог/взнос | Ставка 2026 | Примечание |
|---|---|---|
| НДФЛ | 13-22% (прогрессивная шкала) | До 2,4 млн руб. — 13%, свыше — до 22% |
| Страховые взносы | 30% в пределах единой базы | Единая предельная величина базы — 2 759 000 руб. |
| Взносы на травматизм | 0,2-8,5% | Зависит от класса профессионального риска |
| Взносы ИП за себя (фиксированные) | 57 390 руб. | Плюс 1% с дохода свыше 300 000 руб. |
2. Отчетность в 2026 году
С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР). Отчетность сдается:
| Отчет | Куда | Сроки | Новая форма |
|---|---|---|---|
| РСВ (Расчет по страховым взносам) | ФНС | Ежеквартально, до 25 числа | Действует форма 2024 года |
| 6-НДФЛ | ФНС | Ежеквартально, до 25 числа | Обновлена в 2024 |
| Персонифицированные сведения о физлицах | ФНС | Ежемесячно, до 25 числа | Действует |
| ЕФС-1 (бывшая 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) | СФР | При событиях, ежеквартально, ежегодно | Действует |
| Сведения о застрахованных лицах (подраздел 1.2 ЕФС-1) | СФР | Ежегодно, до 25 января | Действует |
3. Электронный документооборот
С 2026 года ужесточены требования к электронному документообороту. Отчетность сдается только электронно (для организаций с численностью более 10 человек) .
Что входит в услугу
1. Кадровое делопроизводство
Оформление кадровых документов:
| Документ | Что делаем |
|---|---|
| Приказы | О приеме, увольнении, переводе, отпуске, командировке, поощрении, взыскании |
| Трудовые договоры | Разработка, заключение, дополнительные соглашения |
| Трудовые книжки | Ведение, заполнение, хранение (с 2020 года — электронные трудовые книжки по выбору) |
| Личные карточки (Т-2) | Ведение, актуализация |
| Графики отпусков | Составление, утверждение, контроль использования |
| Табели учета рабочего времени | Ежемесячное заполнение |
| Штатное расписание | Разработка, внесение изменений |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Разработка, актуализация |
| Положения об оплате труда, премировании | Разработка, актуализация |
| Журналы учета | Журналы регистрации приказов, трудовых книжек и др. |
Кадровый учет в 1С:
-
Ведение базы данных сотрудников
-
Учет воинского учета (для организаций, где он обязателен)
-
Формирование отчетов по кадровому составу
2. Расчет заработной платы
Ежемесячный расчет:
-
Начисление заработной платы (оклад, сдельная, почасовая)
-
Расчет доплат, надбавок, премий
-
Расчет районных коэффициентов и северных надбавок (при наличии)
-
Расчет оплаты отпусков, больничных, командировочных
-
Расчет компенсаций при увольнении
-
Удержания (НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы, займы)
-
Расчет депонированной зарплаты
Расчет налогов и взносов:
-
НДФЛ по прогрессивной шкале 13-22%
-
Страховые взносы (30% в пределах базы, 15.1% сверх базы)
-
Взносы на травматизм (по классу риска)
Выплата заработной платы:
-
Формирование платежных ведомостей (Т-53)
-
Формирование расчетных листков
-
Подготовка реестров на зарплатный проект (банк)
-
Контроль сроков выплаты (аванс, зарплата)
3. Подготовка и сдача отчетности
В Федеральную налоговую службу (ФНС):
| Отчетность | Периодичность | Срок сдачи | Особенности |
|---|---|---|---|
| Расчет 6-НДФЛ | Ежеквартально | До 25 числа после квартала | Включает справки о доходах (бывшие 2-НДФЛ) |
| Расчет по страховым взносам (РСВ) | Ежеквартально | До 25 числа после квартала | Включает данные по всем застрахованным лицам |
| Персонифицированные сведения о физлицах | Ежемесячно | До 25 числа следующего месяца | Только ФИО, ИНН, СНИЛС |
В Социальный фонд России (СФР):
| Отчетность | Периодичность | Срок сдачи | Что заменила |
|---|---|---|---|
| ЕФС-1 (подраздел 1) | Ежеквартально | До 25 числа после квартала | 4-ФСС (взносы на травматизм) |
| ЕФС-1 (подраздел 1.1) | При событиях | Не позднее рабочего дня после издания приказа | СЗВ-ТД (прием, увольнение, перевод) |
| ЕФС-1 (подраздел 1.2) | Ежегодно | До 25 января | СЗВ-СТАЖ (стаж за год) |
В Росстат:
-
Формы федерального статистического наблюдения (при попадании в выборку)
4. Взаимодействие с контролирующими органами
-
Ответы на требования и запросы
-
Подготовка пояснений
-
Участие в камеральных проверках
-
Сверка расчетов
-
Представление интересов при выездных проверках
Отраслевая специфика кадрового учета и расчета зарплаты
🏗 Для строительных компаний
Строительство имеет особенности в кадровом учете:
| Особенность | Что учитываем |
|---|---|
| Вахтовый метод | Особый учет рабочего времени, межвахтовый отдых, надбавки за вахту, северные надбавки |
| Разъездной характер работ | Оформление, компенсации, учет расходов |
| Сезонные работы | Срочные трудовые договоры, учет |
| Объекты в разных регионах | Обособленные подразделения, регистрация в фондах, районные коэффициенты |
| Иностранные работники | Патенты, уведомления МВД, особенности налогообложения |
🏭 Для производственных предприятий
| Особенность | Что учитываем |
|---|---|
| Сменный график | Суммированный учет рабочего времени, ночные, сверхурочные |
| Вредные условия труда | Дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день, доплаты, льготная пенсия (СЗВ-СТАЖ с кодом) |
| Сдельная оплата | Расчет по нарядам, нормы выработки |
| Простои | Оформление, оплата |
📐 Для проектных организаций
| Особенность | Что учитываем |
|---|---|
| Творческий характер труда | Ненормированный рабочий день, дополнительные отпуска |
| Авторские договоры | Договоры ГПХ, особенности налогообложения |
| Интеллектуальная собственность | Выплаты авторам, налоги |
🌍 Для компаний с ВЭД (Белоруссия)
| Особенность | Что учитываем |
|---|---|
| Командировки в Белоруссию | Особенности учета командировочных расходов, суточные |
| Иностранные работники из Белоруссии | Особый статус (нет патента), налогообложение |
| Дистанционные сотрудники | Если сотрудники работают из Белоруссии — сложный вопрос налогового резидентства |
Специфические ситуации и сложные вопросы
1. Договоры ГПХ (гражданско-правового характера)
С 2023 года исполнители по договорам ГПХ подлежат социальному страхованию (больничные, декретные) при определенных условиях .
Особенности 2026:
-
Взносы на травматизм — только если это предусмотрено договором
-
НДФЛ — 13-22%
-
Отчетность — включается в РСВ и персонифицированные сведения
2. Совместительство (внутреннее и внешнее)
-
Ограничения по рабочему времени
-
Отдельные трудовые договоры
-
Отпуск одновременно с основным
-
Особенности оплаты
3. Удержания из зарплаты
-
Алименты (по исполнительным листам)
-
Профсоюзные взносы
-
Займы и кредиты сотрудников
-
Возмещение материального ущерба
Важно: Общий размер удержаний не может превышать 50% (в отдельных случаях — 70%) .
4. Индексация зарплаты
Работодатели обязаны индексировать зарплату в связи с ростом потребительских цен . Порядок индексации должен быть прописан в локальных актах.
5. Электронные трудовые книжки
С 2020 года у сотрудников есть выбор: бумажная или электронная трудовая книжка . При ведении электронных:
-
Сдаем ЕФС-1 (подраздел 1.1) при каждом кадровом событии
-
Выдаем бумажную книжку при увольнении (тем, у кого она была)
6. Воинский учет
С 2025 года усилен контроль за воинским учетом . Организации обязаны:
-
Вести воинский учет (если есть сотрудники)
-
Подавать сведения в военкоматы
-
Проверять наличие военных билетов при приеме
Ответственность за нарушения
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Невыплата или неполная выплата зарплаты (ст. 5.27 КоАП РФ) | На должностных лиц: 10 000 – 20 000 руб. На ИП: 1 000 – 5 000 руб. На юрлиц: 30 000 – 50 000 руб. |
| Повторное нарушение | Дисквалификация должностных лиц до 3 лет Штраф на юрлиц: 50 000 – 100 000 руб. |
| Нарушения в оформлении трудовых договоров | На должностных лиц: 10 000 – 20 000 руб. |
| Несвоевременная сдача отчетности | От 1 000 руб. за каждую форму + блокировка счета |
| Занижение базы по страховым взносам | 20% от неуплаченной суммы (40% при умысле) + пени |
| Неуплата НДФЛ | 20-40% от суммы + пени + уголовная ответственность при крупных размерах |
Преимущества передачи кадрового учета и расчета зарплаты нам
| Проблема | Наше решение |
|---|---|
| Ошибки в расчетах | Автоматизация расчета, многократная проверка |
| Несвоевременная сдача отчетности | Четкое соблюдение сроков, контроль |
| Штрафы от трудовой инспекции | Правильное оформление всех кадровых документов |
| Конфликты с сотрудниками | Прозрачность начислений, понятные расчетные листки |
| Отсутствие специалиста (отпуск, болезнь) | Команда профессионалов, подмена без проблем |
| Изменения законодательства | Мониторинг всех изменений, своевременное внедрение |
| Сложные вопросы | Экспертиза узких специалистов |
Как мы работаем
Этап 1. Подключение и настройка
-
Анализируем текущее состояние кадрового учета
-
Собираем информацию о сотрудниках
-
Проверяем наличие всех необходимых документов
-
Настраиваем обмен данными (1С, банк)
-
Согласовываем регламенты взаимодействия
Этап 2. Ежемесячная работа
-
Получаем данные для расчета (табели, больничные, отпуска, приказы)
-
Рассчитываем зарплату, налоги, взносы
-
Формируем расчетные листки
-
Готовим платежные документы
-
Отправляем уведомления и отчеты
Этап 3. Квартальная и годовая отчетность
-
Формируем и проверяем все формы отчетности
-
Отправляем электронно через оператора ЭДО
-
Контролируем прохождение камеральных проверок
-
Отвечаем на требования (при необходимости)
Этап 4. Отчет для руководителя
-
Предоставляем отчет по зарплате и налогам
-
Анализируем динамику
-
Даем рекомендации по оптимизации
Стоимость услуг
Стоимость зависит от численности сотрудников, сложности расчета, наличия специфических факторов (вахта, вредность, иностранцы).
| Количество сотрудников | Ориентир стоимости в месяц |
|---|---|
| До 5 человек | Индивидуально |
| 6-15 человек | Индивидуально |
| 16-50 человек | Индивидуально |
| 51-100 человек | Индивидуально |
| 101-500 человек | Индивидуально |
| Свыше 500 человек | Индивидуально |
Что влияет на стоимость:
-
Количество сотрудников
-
Система оплаты труда (окладная, сдельная, смешанная)
-
Наличие вредных условий (льготная пенсия, допотпуска)
-
Вахтовый метод
-
Иностранные работники
-
Обособленные подразделения
-
Частота выплат (аванс/зарплата, чаще 2 раз в месяц)
Точная стоимость формируется после анализа вашей ситуации. Оставьте заявку — мы рассчитаем стоимость за 1 день.
Почему с нами выгодно и безопасно
✅ 20+ лет опыта. Мы рассчитывали зарплату для компаний с численностью от 1 до 4000+ сотрудников. Знаем все тонкости и сложные случаи.
✅ Отраслевая экспертиза. Строительство, производство, проектирование — понимаем специфику каждой отрасли.
✅ Актуальность знаний 2026. Мы в курсе всех изменений: новые ставки налогов, новые формы отчетности, новая судебная практика.
✅ Комплексный подход. Кадры, зарплата, налоги, отчетность — все в одних руках.
✅ Электронный документооборот. Отчетность сдается только электронно, с подтверждением получения.
✅ Защита от штрафов. Правильное оформление документов и своевременная сдача отчетности минимизируют риски.
✅ Прозрачность. Вы всегда знаете, сколько начислено, удержано и перечислено.
✅ Страхование ответственности. Наша ответственность застрахована.
✅ Индивидуальный подход. Учитываем особенности именно вашего бизнеса.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что выгоднее: нанять штатного бухгалтера по зарплате или передать на аутсорсинг?
Ответ: Для небольших компаний (до 50-70 человек) аутсорсинг обычно выгоднее, так как:
-
Не нужно платить зарплату, налоги, отпускные, больничные
-
Не нужно оборудовать рабочее место
-
Не нужно контролировать замену на время отпуска/болезни
-
Вы получаете экспертизу целой команды по цене одного сотрудника
Для крупных компаний считаем индивидуально.
Вопрос: Как вы получаете данные для расчета?
Ответ: Варианты:
-
Доступ к вашей 1С (облачный или через VPN)
-
Табели и приказы в электронном виде
-
Интеграция с вашей системой учета рабочего времени
-
Обмен через защищенные каналы
Вопрос: Как часто нужно платить зарплату?
Ответ: Закон требует выплаты не реже чем каждые полмесяца (обычно аванс и зарплата) . Конкретные даты устанавливаются в Правилах трудового распорядка.
Вопрос: Что делать, если сотрудник принес больничный?
Ответ: Передать нам скан или фото. Мы рассчитаем пособие, включим его в ближайшую зарплату и отразим в отчетности.
Вопрос: Как учитывать сотрудников, работающих удаленно?
Ответ: Возможны варианты:
-
Дистанционные работники (оформляются по ТК РФ)
-
Совместители
-
Договоры ГПХ
Каждый вариант имеет особенности в оформлении и налогообложении.
Вопрос: Нужно ли платить страховые взносы с выплат по договору ГПХ?
Ответ: Да, нужно платить взносы на пенсионное и медицинское страхование (в составе единого тарифа). Взносы на травматизм — только если это предусмотрено договором. Взносы на социальное страхование (больничные) — с 2023 года платятся, но с определенными условиями .
Вопрос: Какая ответственность за невыплату зарплаты?
Ответ:
-
Материальная (проценты за задержку)
-
Административная (штрафы до 100 000 руб.)
-
Уголовная (при частичной невыплате свыше 3 месяцев или полной свыше 2 месяцев)